Studiengangsmanagement (Begleitung des Studiengangsmanagements mit Kennzahlen)

Einleitung

Das Studiengangsmanagement an einer Hochschule umfasst die institutionalisierte, professionaliserte und ganzheitliche Betreung eines Studiengangs (im gesamten Lebenszklus) und der dazugehörigen Bewerber:innen und Studierenden. Es beinhaltet dabei sowohl vorgelagerte Aufgaben: Öffentlichkeitsarbeit, Marketing sowie akademische Beratung und Information als auch Aufgaben innerhalb der administrativen Begleitung eines laufendenen Studiengangs vor allem im Sinne der Studien- und Prüfungsorganisation und der verwaltungstechnische Abbildung und Implementierung eines Studiengangs. Darüberhinaus ist das Studiengangsmanagement eingebettet in das Qualitätsmanagement der Hochschule.

Daneben durchläuft ein Studiengang innerhalb einer Hochschule einen Lebenszyklus vom Entwurf bis zur Einstellung eines Studiengangs. Dieser Zyklus wird in der Folge als Prozess mit idealtypischem Ablauf dargestellt. Das hier vorliegende Nachschlagewerk beschreibt die Möglichkeiten zur Begleitung des hochschuleigenen Studiengangsmanagement durch das Kennzahlensystem SuperX. Dabei orientiert sich das Werk an einem idealtypischen Prozess "Studiengangsmanagement" an einer Hochschule und zeigt auch auf, an welchen Stellen im Prozess welche Berichtssets und Kennzahlen zur Unterstützung und Begleitung des eigenen Studiengangsmanagements herangezogen werden können.

Der Prozess, die Prozessdarstellung erheben dabei keinen Ansrpuch auf Vollständigkeit, sondern ordnen einzelne Berichte und Kennzahlne einzelenen Aufgabenstellungen zu. Der Prozess dient dabei der Orientierung, jedoch können einzelne Berichte und Berichtssets in unterschiedlichen Prozesse und bei unterschiedlichen Aufgaben mehrfach auftauchen.

Zusätzlich werden Baustellen aufgezeigt an denen eine künftige Unterstützung durch Kennzahlen und Berichtssets möglich scheint, die heute aber noch nicht entwickelt sind. Sollten Sie Interesse haben an der einen oder anderen Stelle einen solchen Bericht (mit) zu entwickeln, so schreiben Sie eine Mail an info@memtext.de

Prozess Studiengangsmanagement

Einrichtung eines Studiengangs

Zulassungsbeschränkung einführen

Ist zu erwarten, dass gegenüber der berechneten Kapazität, ein deutlich höheres Potential an Studieninteressierten in den Studiengang eingeschrieben werden wollen, so wird über eine Zulassungsbeschränkung und - je nach STG unterschiedliche Zulassungsverfahren - gesteuert, ob und wie viele der Bewerber:innen ein Angebot erhalten, um dann auf Basis dieses individuellen Angebots die Einschreibungen beantragen zu können.

Zulassungsverfahren sind demnach ein notwendiges Verfahren an den Stellen an denen die Nachfragen nach einem Platz in einem Studiengang das Angebot deutlich übersteigt. Dies kann sowohl für grundständige (Bachelor-)Studiengänge als auch für konsekutive (Master-)Studiengänge notwendig werden.
Es haben sich dabei an den Hochschulen und für die unterschiedlichen Studiengänge in den vergangenen Jahren folgende wesentliche Varianten für Zulassungsverfahren etabliert:

• Verfahren für die bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengänge,
• Verfahren für Studiengänge mit örtlicher Zulassungsbeschränkung, die über das dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV) der Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) koordiniert werden,
• Verfahren für Studiengänge mit örtlicher Zulassungsbeschränkung (mit manuellem NC bzw. NC-Verfahren, mit und ohne vorgelagerte Verfahren zur Eignungsfeststellung),
• Verfahren für eigentlich zulassungsfreie Studiengänge (insbesondere mit Eignungsfeststellung).

Da die Kapazität Annahmen trifft, wie viele Studierende innerhalb eines Semesters der Regelstudienzeit (RSZ) = Fachsemester (FS) betreut werden können, wird auch für die unterschiedlichen Fachsemester eines Studiengangs individuell festgelegt, ob eine Zulassungsbeschränkung im Sinne der Kapazität vorliegt, die dann durch ein entsprechendes Zulassungsverfahren mit einer Kapazitätszahl durchgesetzt und gewährleistet wird.
So ist es durchaus üblich, dass in einem bundesweit zulassungsbeschränkten Studiengang im 1. FS durch die SfH Zulassungen ausgesprochen werden, für die höheren Fachsemester aber Verfahren für örtlich zulassungsbeschränkte Studiengänge durchgeführt werden müssen. Auch gilt es zu berücksichtigen, zu welchen Semestern ein Einstieg in das Studium in welches Fachsemester erlaubt sein soll. So gibt es Studiengänge in die in das 1. FS ausschließlich zum WS eingeschrieben wird. Genau so gibt es aber auch Studiengänge, die sowohl in einem WS als auch in einem SS mit dem 1. FS begonnen werden können. Entsprechend wird dann je Semester ein Zulassungsverfahren mit eigener Kapazität durchgeführt.
Häufig erlebte Praxis ist auch, dass der Einstieg ins 1. FS nur zu einem WS erfolgen kann, in einem SS jedoch die Zulassung zum 2. und 4. und möglicherweise 6. FS auf Basis eines Zulassungsverfahren ermöglicht wird. Auf diese Weise soll dem Schwund der Studierenden innerhalb einer Studieneingangskohorte im Laufe der Fachsemester begegnet werden. Bewerbungen für höhere Fachsemester sind allerdings nur dann möglich, wenn aus vergangenen Studien und/oder beruflicher Qualifikation ausreichend viele Prüfungsleistungen für den gewünschten Studiengang erbracht und nachgewiesen und anerkannt wurden. Auf Basis dieser Nachweise wird im Rahmen der Bewerbung eine Einstufung in ein höheres als das erste Fachsemester errechnet und dann kann sich auf dieses Fachsemester (soweit eine Einschreibung zum genannten Semesterstart möglich ist) beworben und im Erfolgsfall kann dann die Einschreibung beantragt werden.
Die eigentlichen Zulassungszahlen (Kapazität) werden in der Regel innerhalb einer Hochschulen durch die Hochschulleitung in Rücksprache mit dem zuständigen Ministerium für ein Studienjahr im Sinne der Kapazität festgelegt. Das Risiko der Überbuchung aufgrund der Vorgehensweise in den Zulassungsverfahren trägt dabei die Hochschule. Somit wird in der Regel die Überbuchung auch durch die Hochschulleitung bestimmt. Für die weitere Betrachtung von Kennzahlen und statistischen Größen im Bereich Zulassung werden folgend Begrifflichkeiten eingeführt und verwendet:

• Bewerbung: Die Summe aller Bewerbungsanträge einer Bewerberin / eines Bewerbers an einer Hochschule zu einem Bewerbungssemester.
• Bewerbungsantrag: Antrag zur Teilnahme an den Zulassungsverfahren für einen Studiengang an einer Hochschule. Der Bewerbungsantrag kann als Ein-Fach-Studiengang nur aus einem Antragsfach oder als Mehr-Fach-Studiengang (Kombinationsstudiengang mit gemeinsamen Abschluss) aus mehreren Antragsfächern mit individuellen Zulassungsverfahren bestehen.
• Antragsfach: Studienfach / bzw. -fächer eines Bewerbungsantrag. Das Antragsfach ist dabei durch die notwendige Zuordnung zu einem Studien- bzw. Zulassungspaket die Ebene an der die Kapazität festgestellt wird. Ebenfalls wird über diese Zuordnung festgelegt ob und wenn ja welches Zulassungsverfahren für dieses Antragsfach Anwendung findet und welche Daten für dieses Verfahren erhoben werden müssen.
• Fachsemester: Damit im Sinne der oben getroffenen Annahmen eine Steuerung der Zulassungsverfahren stattfinden kann, braucht es neben dem Bewerbungsantrag mit dem dazugehörigen Antragsfach, dann noch die Angaben für welches Fachsemester je Antragsfach die Zulassung beantragt werden soll.

Bei einer differenzierten Betrachtung der Verfahren ist ein Fall dabei in der Regel die unterste Zuordnung, also ein Antrag auf ein Antragsfach in einem bestimmten Fachsemester inkl. der Zuordnung eines Antragsfachs zu einem Zulassungs- bzw. Studienpaket. Diese wird im weiteren Verlauf als Antragsfachbewerbung(AFB) einer Bewerberin / eines Bewerbers bezeichnet.

Es wird darauf hingewiesen, dass in unterschiedlichen Campus-Management-Systemen (CaMS) und im Zusammenhang mit dem DoSV eine Vielzahl fachlicher Status und unterschiedlicher Bezeichnungen von Bewerbungselementen bekannt und benannt sind, die hier nicht im Einzelnen betrachtet werden.

Für die Begleitung einzelner Zulassungsverfahren sind aber unabhängig von der technischen Ausgestaltung der unterschiedlichen CaMS und der Frage, ob Zulassungsverfahren mit und oder ohne Teilnahem am DoSV im Einzelnen u.a. folgende Kennzahlen zu erheben und betrachten:

Bewerberaufkommen

Eingangsgröße sind AFB (je Zulassungs- / Studienpaket). Es wird fallweise betrachtet wie viele AFB je Zulassungsverfahren eingegangen sind und diese Zahl wird dann in den unterschiedlichen Verfahrensschritten noch weiter statusweise ausdifferenziert:

• Gesamt: Gesamtzahl der AFB
• eingegangene AFB: Anzahl der noch nicht betrachteten und begutachteten AFB im jeweiligen Zulassungs- / Studienpaket.
• gültige AFB im Zulassungsverfahren: Anzahl der AFB die am Zulassungsverfahren teilnehmen werden oder teilgenommen haben. Die AFB hat den Status "gültig" bzw. ab dem Zeitpunkt ab dem ein Vergabeverfahren durchgeführt wurde alle Folgestatus eines Vergabe- und Einschreibeverfahrens.
• ausgeschlossene AFB: Summe der AFB die endgültig von der Teilnahme am Zulassungsverfahren ausgeschlossen wurden. Die AFB hat den Status "ausgeschlossen".
• vorläufig ausgeschlossene AFB: Anzahl der AFB die zunächst vorläufig von der Teilnahme am Zulassungsverfahren ausgeschlossen wurden. Die AFB hat den Status "vorläufig ausgeschlossen". Der Bewerber / die Bewerberin hat bis zum Ablauf einer entsprechenden Frist noch die Möglichkeit Nachweise nachzureichen, die dann über die weitere Teilnahme am Verfahren entscheiden. Läuft die Frist aus und erfolgt keine Rückmeldung so wird die AFB in den Status "ausgeschlossen" überführt.
• zurückgezogene AFB: Summe der AFB bei denen der Bewerber / die Bewerberin den Antrag zurückgezogen hat.

Eine kopfweise Betrachtung des Bewerberaufkommens ist auch auf unterschiedlichen Ebenen möglich. Dabei wird jede Bewerbung unabhängig von der Menge der vorkommenden AFB nur einmal gezählt und zeigt an, wie viele unterschiedliche Personen in der entsprechenden Abfrage enthalten sind. Eine Vielzahl von hochschulpolitischen Betrachtungen und hochschulstrategischen Ausrichtungen benötigt dabei noch eine differenzierte Betrachtung zu den einzelnen Bewerbergruppen.

So sind folgende Unterscheidung häufige Praxis:

• Ausgabe differenziert nach Geschlecht.
• Ausgabe differenziert nach Hochschulzugangsberechtigung.
• Ausgabe differenziert aufgrund des Bildungstyps (auch für die Zuordnung zu Quoten in den Vergabeverfahren): Bildungsausländer:innen, Bildungsinländer:innen, deutsche Staatsangehörige. Hinweis: Vergaberechtlich werden EU-Staatler den deutschen Staatsangehörigen gleichgestellt. Bedeutet innerhalb der Gruppe der Bildungsausländer:innen muss zwischen EU-/EWR- auf der einen und Drittstaatlern auf der anderen Seite unterschieden werden. Dabei kann sowohl der Erwerb der HZB (in welchem Land wurde die HZB erworben?) als auch die Staatsangehörigkeit für die Zuordnung zur Gruppe der EU-/EWR-Gruppe herangezogen werden.

Beispiele für kopfweise Betrachtung im Bewerberaufkommen:

• Gesamtzahl des Bewerbungen an der Hochschule
  
• Gesamtzahl des Bewerbungen innerhalb eines bestimmten Abschlussziele (z.B. alle Lehramtsbewerbungen)
• Gesamtzahl des Bewerbungen eines bestimmten bestimmter Fächergruppe (z.B. alle MINT-Fächer)
• Gesamtzahl der Bewerbungen aus einem bestimmten Einzugsgebiet (Wohnort / Kreis des HZB-Erwerbs)
• Gesamtzahl der Bewerbungen von potentiellen Ersteinschreiber:innen (keine früheren Hochschulsemester)
• Gesamtzahl der Bewerbungen von Erststudierenden
• Gesamtzahl der Bewerbungen von Schulabgänger:innen aus dem aktuellen Abschlussjahrgang

Daneben sind je nach und Ausrichtung und aktueller Fragestellungen weitere Gruppierungen sowohl fall- als auch kopfweise zu betrachten und helfen bei der Steuerung und der Nachbetrachtung der Zulassungsverfahren einer Hochschule.

Will man einschätzen, ob und wie sich das aktuelle Bewerberaufkommen von dem vergangener Bewerbungskampagnen unterscheiden, so macht eine Verlaufsbetrachung und der Vergleich der Zahlen mit vergangenen Kampagnen Sinn. Dabei kann sowohl ein tagesaktueller Verlauf sinnvolle Hinweise zur laufenden Kampagne geben aber auch der Abschluss einer Bewerbungsphase und der Vergleich mit dem Aufkommen zur selben Zeit in vergangenen Kampagnen hilft bei Überlegungen zur Überbuchung und zum zu erwartenden Annahme- und Einschreibeverhalten.

• Details siehe Berichte und Kennzahlen zum Bewerberaufkommen

Begleitung von NC-Verfahren

NC-Verfahren bilden die Grundlage, um aus einer Vielzahl von Antragsfachbewerbungen, die bestgeeigneten Bewerber:innen im Sinne des Studiengangs und der Studierbarkeit des Studiengangs zu finden. Dabei gibt es NC-Verfahren die relativ einfach auf Basis der HZB-Note eine Reihung vornehmen, es gibt aber auch durchaus differenzierte hochschuleigene Auswahlverfahren bei denen unterschiedlichste Merkmale in Zusammenhang mit der HZB-Note herangezogen werden, um im Sinne der Studierbarkeit eines Studiengangs die geeigneten Bewerber:innen zu finden.
Innerhalb eines NC-Verfahren wird mit einer Überbuchung gearbeitet. Diese versucht im Vorfeld auszugleichen, dass nicht alle durch die Hochschule ausgesprochenen Angebote auch in eine Einschreibung übergehen. Dies kann sowohl hochschulintern begründet sein: Der/die Bewerber:in hat mehr als einen Antrag abgegeben und erhält für mehr als einen Antrag ein Angebot. Oder die Ursachen liegen außerhalb der Hochschule, wenn ggf. das Angebot einer anderen Hochschule angenommen wird oder der weitere Lebensweg zunächst nicht in einem Studium fortgesetzt wird und somit das Angebot nicht angenommen wird.
Überbuchung bietet dabei immer zwei Risiken. Auf der einen Seite, bei einer zu hohen Überbuchung, eine Übererfüllung des Ziels, so dass sich mehr Bewerber:innen einschreiben als durch die Kapazität gedeckt. Oder eben genau auf de anderen Seite das Risiko, dass ich bei einer zu geringen Überbuchung die Kapazität nicht ausschöpfe, denn es kommen weniger Bewerber:innen zur Einschreibung als Plätze im Sinne der Kapazität vorhanden sind. Für die Begleitung von NC-Verfahren aus Sicht von Berichten und Kennzahlen ergeben sich somit zwei Fragestellungen bzw. zwei Möglichkeiten zur Unterstützung:

• Vorbereitende Arbeiten zu anstehenden NC-Verfahren: Wie können Kennzahlen und Berichte helfen ein laufendes Verfahren zu starten und das Risiko einer Überbuchung bzw. eines Nicht-Ausschöpfens minimieren, im besten Fall negieren?
• Begleitung einer Kampagne während des Zulassungsverfahren: Wie können Kennzahlen und Berichte bei der Frage helfen, ob und an welchen Stellen steuernd eingegriffen oder nachjustiert werden muss, damit die laufende Vergabe weiterhin erfolgreich abgeschlossen werden kann?

Betrachten wir zunächst die Möglichkeiten zur Begleitung eines anstehenden NC-Verfahrens. Ziel ist es die bestgeeigneteBewerber:innen zu finden und auf Basis einer festzulegenden Überbuchung dann die Kapazität so früh wie möglich auszuschöpfen, um als Hochschule und aus Sicht der kommenden Studierenden Planungssicherheit zu haben.
Die Überbuchung wird sowohl in Prozenten als auch in absoluten Zahlen angegeben und orientiert sich sowohl an Erfahrungswerten aus vergangenen Verfahren als auch an dem zu erwartenden Verhalten von Bewerber:innen auf ein entsprechendes Angebot innerhalb der aktuellen Bewerbermenge.

Es werden zwei Arten der Überbuchung unterschieden:

• statische / einmalige Überbuchung: Es werden einmalig Zulassungsnagebote ausgesprochen. In diesem Schritt wird statisch einmal um einen vorher zu ermittelnden Wert über bucht. diese Gesamtkapazität enthält dann den ursprünglichen Wert der Kapazität und die absolute Zahl der Überbuchungen: Gesamtkapazität (GK) = Kapazität (K) + Überbuchung (Ü).
  Beispiel: Ein Studiengang x hat eine Kapazität von 100 Plätzen. Aufgrund der Erfahrungen der vergangene Jahre wird eine Überbuchung von weiteren 200 % festgelegt. Dies bedeutet eine Überbuchung in absoluten Zahlen von 200 Plätzen. In der Folge wird die Gesamtkapazität wie folgt berechnet: K: 100 + Ü: 200 = GK: 300 Plätze.
  Statische Verfahren benötigen bei der Nicht-Erfüllung und Erreichung der Kapazität sogenannte Nachrückverfahren in denen dann in der Regel auch wieder einmalig überbuchte Angebote gegenüber der verbliebenen Bewerbermenge ausgesprochen werden. Aufgrund des zeitlichen Voranschreiten des Verfahrens ist erlebte Praxis an den Hochschulen, dass im Rahmen dieser Verfahren ein nochmal geringeres Annahmeverhalten vorherrscht. Diese Annahme muss auch bei eventuellen weiteren Überbuchungen berücksichtigt werden.
• dynamische Überbuchung: ***

Grenzwerte / NC-Ränge und Nachbetrachtung von Zulassungsverfahren

Nachbetrachtung von NC-Verfahren als vergelichende Betrachtung mit anderen Kapagn unter Zuhilfenahme von Daten aus dem Studienverlauf der Bewerber:innen: Finden wir auf Basis der genannten Auswahlkriterein die Studiereden, die am besten geeignet sind für dieses Studium und dieses mit hoher Wahrscheinlichkeit auch zeitnah erfolgreich abschließen?

• Details siehe Berichte und Kennzahlen für bundesweit zulassungsbeschränkte Studiengänge

Es wird auf die umfangreichen Berichtsfunktionen im DoSV-Portal hingewiesen.