Modul GXStage Konfigurationshandbuch

Einführung

Das GX-Stage-Modul wird derzeit für SAP-Finanzberichte in SuperX genutzt. Dieses Konfigurationshandbuch beschreibt die administrativen Einstellungen für das Modul, insbesondere das Customizing, die Rechtevergabe auf Finanzstellen und Haushaltsprogramme sowie die Einrichtung geeigneter Benutzergruppen.

Installation des Moduls

Die Installation des Moduls ist in der GXSTAGE-Installationsanleitung beschrieben:

GXSTAGE Installationsanleitung

Customizing

Bestimmte Daten, z. B. Fonds mit Personalbuchungen, nicht anzeigen

Über die Repository-Variable GXSTAGE_CUSTOM können bestimmte Daten aus den GX-Stage-Auswertungen ausgeschlossen werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Fonds mit Personalbuchungen nicht in den Berichten erscheinen sollen.

Gehen Sie dazu als Administrator/-in in den Bereich Administration Kaufmännische Auswertungen / Prüfprotokoll Kaufmännische Auswertungen. Öffnen Sie dort oben links unter Weitere Einstellungen den Punkt Filter und Variablen.

Im neuen Fenster geben Sie oben rechts bei Variable suchen den Suchbegriff GXSTAGE_CUSTOM ein. Wenn die Variable bereits vorhanden ist, können Sie sie bearbeiten. Andernfalls legen Sie sie neu an.

Tragen Sie im Inhalt der Variable einen passenden SQL-Abschnitt ein und speichern Sie die Änderung. Ein Beispiel zum Ignorieren des Fonds 80561002 lautet:

and ggnr!='80561002'

Der SQL-Abschnitt muss syntaktisch zur bestehenden WHERE-Bedingung passen. Im Screenshot fehlt beispielsweise noch ein and. Wenn nach der Änderung ein SQL-Fehler auftritt, muss die Bedingung in der Repository-Variable korrigiert werden.

Nach dem Speichern muss der SuperX-Manager-Cache aktualisiert werden. Klicken Sie dazu oben rechts auf SuperX Manager und anschließend im neuen Fenster auf Server-Cache aktualisieren. Testen Sie danach die betroffenen Berichte.

Weitere einstellbare Parameter

Die folgenden Parameter können im Repository angepasst werden:

Variable	Defaultwert / Beispiel	Beschreibung
GXSTAGE_DUMMY_HHPROG	9999	Nummer des Dummy-Haushaltsprogramms.
GXSTAGE_CUSTOM	and 1=1	Allgemeine Einschränkung für das GX-Stage-Modul.
GXSTAGE_IGNORE_EINNAHMEN_BRUTTO_FIPOS	and sachkonto not in ('400000101', '48000100', '48000199','48100000', '40000901')	Steuerkonten, die für Einnahmen netto nicht berücksichtigt werden sollen.
GXSTAGE_IGNORE_AUSGABEN_BRUTTO_FIPOS	and sachkonto not in ('26000000', '26000099', '26200020','26200029')	Steuerkonten, die für Ausgaben netto nicht berücksichtigt werden sollen.
GXSTAGE_ADAPT_FIPOS_TYPE	update gxstage_fipos set potyp='3' where variante=1 and key in ('26000000', '26000099', '26200020','26200029');	Ändert den Typ von Finanzpositionen. potyp=2 steht für Einnahmen, potyp=3 für Ausgaben. Die Einstellung gilt nur für die Sicht inklusive statistischer Fortschreibungen (variante=1).
GXSTAGE_TECH_FIPOS	key like '%/%'	Legt fest, wie technische Finanzpositionen erkannt werden. Die Unterscheidung zwischen Einnahme und Ausgabe erfolgt nach potyp. Die Einstellung gilt automatisch nur für die Sicht inklusive statistischer Fortschreibungen (variante=1).

Usern Rechte auf Finanzstellen oder HHProgramme geben

Standardmäßig ist im GX-Stage-Modul vorgesehen, Benutzerinnen und Benutzern Rechte auf Finanzstellen und Haushaltsprogramme zu geben. Die Universität Hohenheim nutzt zusätzlich eine Erweiterung, mit der auch Rechte auf Finanzpositionen und Fonds unterstützt werden.

Melden Sie sich als Administrator/-in an und öffnen Sie Kaufmännische Auswertungen -> Administration Kaufmännische Auswertungen.

Wählen Sie anschließend den Punkt SAP Rechte administrieren.

Die Maske funktioniert ähnlich wie die Kernmodulmaske User suchen. Sie können nach einem User, nach einer Gruppe oder nach einer Finanzstelle bzw. einem Haushaltsprogramm suchen, für das bereits Berechtigungen vergeben wurden.

Nach dem Abschicken erscheinen die passenden Benutzerinnen und Benutzer.

Klicken Sie beim gewünschten User auf einen der Bearbeiten-Buttons. Über Bearbeiten Auswahlfelder können Finanzstellen und Haushaltsprogramme über Auswahlfelder gepflegt werden. Über Bearbeiten Schlüsseleingabe können Schlüssel direkt eingetragen werden. Das ist bei bekannten Schlüsseln oft schneller.

Wenn nach der Schlüsseleingabe ein Eintrag ohne Bezeichnung erscheint, existiert die Finanzstelle oder das Haushaltsprogramm wahrscheinlich nicht oder der Schlüssel wurde falsch eingegeben. Löschen Sie den Eintrag dann über das rote X und erfassen Sie den korrekten Schlüssel erneut.

Im folgenden Beispiel erhält der User testfakab1 Rechte für die gesamte Finanzstelle AB. Nach dem Klick auf Bearbeiten öffnet sich das Formular.

Wählen Sie bei den Finanzstellen die Fakultät AB aus und klicken Sie auf den Einfüge-Button mit dem blauen Haken. Danach sieht der Dialog so aus:

Das Fenster kann anschließend geschlossen werden.

In der Auswahlliste erscheinen sowohl Finanzstellen einschließlich TOP-Finanzstellen als auch Kostenstellen inklusive übergeordneter Hierarchie-Kostenstellen. Bei der Rechtevergabe ist wichtig, ob sich die spätere Auswertung auf die reguläre Finanzstellen-Sicht oder auf die organisatorische Sicht aus CO bezieht.

Wenn Sie einem User beispielsweise Rechte auf eine TOP-Finanzstelle 1000 geben, sieht der User in der regulären Finanzstellen-Sicht das Budget und alle Buchungen auf den untergeordneten Finanzstellen, z. B.:

1000
  -1001
  -1002
  -1003

In der organisatorischen Sicht aus CO sieht der User in diesem Fall zunächst nichts, wenn dort die TOP-Finanzstelle 1000 nicht vorhanden ist. Dann müssen zusätzlich Rechte auf die einzelnen Kostenstellen, z. B. 1001, 1002 und 1003, oder auf eine übergeordnete Kostenstelle vergeben werden.

Wenn Sie einem User Rechte auf eine übergeordnete CO-Kostenstelle geben, z. B. 8056_9000, sieht er in der organisatorischen Sicht der Finanzstellen alles, was auf darunterliegenden Kosten- bzw. Finanzstellen gebucht wurde, z. B.:

8056_9000
  -80569001
  -80569002
  -80569003

In der regulären Finanzstellen-Sicht sieht der User diese übergeordnete CO-Kostenstelle dagegen nicht, weil sie dort nicht existiert. In diesem Fall müssen zusätzliche Rechte auf die einzelnen Finanzstellen, z. B. 80569001, 80569002 und 80569003, oder auf eine vorhandene TOP-Finanzstelle vergeben werden.

User, die eine Finanzstelle sehen dürfen, dürfen automatisch alle Haushaltsprogramme sehen, die zu dieser Finanzstelle gehören. Eine Ausnahme gilt, wenn sie zu einer Gruppe mit exakt dem Namen SAP-Finanzstellen nur DummyHHProg gehören.

Soll ein User nur Rechte für ein bestimmtes Haushaltsprogramm erhalten, darf ihm nicht das Recht auf die gesamte Finanzstelle gegeben werden. Stattdessen wird nur das gewünschte Haushaltsprogramm zugeordnet. Im folgenden Beispiel erhält der User testfakab2 nur Rechte für den Tag der offenen Tür.

Klicken Sie wieder auf den blauen Haken unter dem Eintrag Tag der off. Tür. Danach sieht der Dialog so aus:

Das Fenster kann anschließend geschlossen werden.

Gruppen einrichten

Einfachste Variante

Die einfachste Variante ist eine allgemeine Gruppe für dezentrale SAP-User. Öffnen Sie dazu unter Administration -> Benutzer den Menüpunkt Gruppe einrichten.

Die automatisch vergebene Gruppen-TID sollte unverändert bleiben. Im Beispiel ist dies die TID 14.

Geben Sie einen passenden Gruppennamen ein, z. B. dezentrale SAP-User. Bei Mitglieder wählen Sie die gewünschten Userkennungen aus. Alternativ können Sie später über Administration -> Benutzer -> User suchen einen Benutzer suchen, auf Bearbeiten klicken und ihn dort der Gruppe hinzufügen.

Diese einfache Variante funktioniert, hat aber drei Einschränkungen:

• Benutzer, die nur Rechte auf einzelne Haushaltsprogramme und keine Rechte auf komplette Finanzstellen haben, bekommen trotzdem den Bericht SAP-Budget nach Finanzstellen angeboten. Da die Auswahl einer Finanzstelle dort obligatorisch ist, können sie mit diesem Bericht nicht sinnvoll arbeiten.
• Sie müssen entscheiden, ob das Feld Finanzpositionswahl mit der Auswahl nur zahlungswirksam / alle inkl. stat. Fipos angezeigt werden soll.
• Wenn Standarduser den Finanzpositionsbericht öffnen, könnten sie beim Button Finanzposition zur Sicht inkl. Stat. Fortschreibung wechseln. Diese Möglichkeit sollte normalen Usern besser nicht angeboten werden.

Sie können diese einfache Gruppe daher auch als Expertengruppe verwenden, z. B. mit dem Namen SAP-Experten, wenn die Mitglieder auch statistische Fortschreibungen bei Finanzpositionen sehen sollen.

Gruppe für normale Finanzstellenberechtigte

Für normale Finanzstellenberechtigte empfiehlt sich eine eigene Gruppe mit gezielten Maskenrechten und Sichtrechten.

Gruppe einrichten

Öffnen Sie unter Administration -> Benutzer den Menüpunkt Gruppe einrichten.

Lassen Sie die automatisch vergebene Gruppen-TID unverändert. Im Beispiel ist dies die TID 16. Als Gruppennamen können Sie z. B. SAP-Finanzstellenberechtigte verwenden.

Bei Mitglieder wählen Sie die Userkennungen aus. Alternativ können Benutzer später über Administration -> Benutzer -> User suchen gesucht, bearbeitet und der Gruppe hinzugefügt werden.

Bei Masken-Rechte wählen Sie folgende Berichte aus:

• 33000
• 33060
• 33080
• 33100

Rechte auf Sichten

Zusätzlich benötigt die Gruppe Rechte auf die relevanten SAP-Sichten. Öffnen Sie dazu Administration -> Masken -> Sicht suchen.

Wählen Sie zunächst die SAP-Finanzpositions-Sicht aus und klicken Sie auf Abschicken.

Klicken Sie in der ersten Zeile in der letzten Spalte auf das Symbol für User- und Gruppenrechte bearbeiten. Es öffnet sich ein umfangreicher Bearbeiten-Dialog für die Sicht.

Wählen Sie bei Gruppen, die diese Sicht sehen dürfen die Gruppe SAP-Finanzstellenberechtigte aus und klicken Sie auf neue Gruppe einfügen. Ein erneutes Speichern oder ein Leeren des Manager-Caches ist bei dieser speziellen Funktion nicht nötig.

Gehen Sie anschließend zurück zur Maske Sicht suchen und vergeben Sie Rechte für folgende Sichten bzw. Sichtarten:

• SAP-Finanzstellen-Sicht
• SAP-Geldgeber-Sicht
• SAP-Projekt-Sicht
• SAP-Zahlungspartner-Sicht

Wählen Sie jeweils die passende Sichtart aus.

Klicken Sie wieder in der ersten Zeile auf den Link für User- und Gruppenrechte.

Im Bearbeiten-Dialog scrollen Sie ganz nach unten.

Wählen Sie bei Gruppen, die die ganze Sichtart sehen dürfen die Gruppe SAP-Finanzstellenberechtigte aus und klicken Sie auf neue Gruppe einfügen. Auch hier ist kein erneutes Speichern und kein Leeren des Manager-Caches nötig.

Wiederholen Sie dieses Vorgehen für die oben genannten Sichtarten.

Finanzpositionswahl ausblenden

Standarduser sollten keine Möglichkeit haben, Werte inklusive statistischer Finanzpositionen auszuwerten. Deshalb sollte das Feld Finanzpositionswahl für die normale Gruppe ausgeblendet werden.

Öffnen Sie die Maske Administration -> Tabelle suchen und geben Sie als Stichwort pref ein. Es erscheinen ein Listen- und ein Detailformular für die entsprechende Tabelle.

Klicken Sie bei group_field_pref_list in der zweiten Zeile auf den Bearbeiten-Button. Es öffnet sich ein Formular.

Wählen Sie die Gruppe aus und anschließend das Feld 33025 Finanzpositionswahl. Klicken Sie danach auf den gelben Einfüge-Button. Der neue Eintrag wird gespeichert.

Klicken Sie danach auf den Detail-Bearbeiten-Button. Im Detailformular wählen Sie bei Voreinstellung den Wert versteckt und speichern die Änderung.

Das Fenster kann anschließend geschlossen werden. Das vorherige Formular sieht danach so aus:

Klicken Sie erneut den Einfüge-Button an und wiederholen Sie das Vorgehen für folgende Felder:

• 33068 Finanzpositionswahl
• 33107 Finanzpositionswahl

Nach der Änderung sollte der SuperX-Manager-Cache aktualisiert werden. Klicken Sie dazu oben rechts auf SuperX Manager.

Klicken Sie anschließend auf Server-Cache aktualisieren.

Spezielle Gruppe nur für HHProgramm-Nutzer

Für User, die mindestens eine Finanzstelle komplett sehen dürfen, kann die Gruppe wie unter Gruppe für normale Finanzstellenberechtigte eingerichtet werden.

Wenn Benutzer keine Rechte auf komplette Finanzstellen haben, sondern nur auf einzelne Haushaltsprogramme, sollte eine eigene Gruppe eingerichtet werden. Diese Gruppe bekommt den Bericht SAP-Budget nach Finanzstelle nicht angeboten.

Öffnen Sie unter Administration -> Benutzer den Menüpunkt Gruppe einrichten. Lassen Sie die automatisch vergebene Gruppen-TID unverändert. Im Beispiel ist dies die TID 15.

Geben Sie einen Gruppennamen ein, z. B. SAP-User nur HHprog. Bei Mitglieder wählen Sie die gewünschten Userkennungen aus. Alternativ können Sie später über Administration -> Benutzer -> User suchen einen Benutzer suchen, bearbeiten und der Gruppe hinzufügen.

Bei Masken-Rechte wählen Sie folgende Berichte aus:

• 33000
• 33080
• 33100

Anschließend müssen Sie der Gruppe noch Rechte auf SAP-Sichten geben. Gehen Sie dabei wie unter Rechte auf Sichten beschrieben vor, wählen Sie aber die Gruppe SAP-User nur HHProg aus.

Um die Finanzpositionswahl auszublenden, gehen Sie wie unter Finanzpositionswahl ausblenden beschrieben vor.

Wenn Sie die Konfiguration testen, geben Sie dem User zusätzlich Rechte auf einzelne Haushaltsprogramme, wie unter Usern Rechte auf Finanzstellen oder HHProgramme geben beschrieben.

Wenn sich die Rechtezuordnung ändert, sollte die Gruppenzugehörigkeit zu dieser speziellen Gruppe entfernt und der User der passenden Gruppe zugeordnet werden.

Gruppen für User mit statistischen Finanzpositionen

Für User, die als Expertinnen und Experten auch Finanzpositionen mit statistischer Fortschreibung auswerten können sollen, kann eine Gruppe wie unter Einfachste Variante angelegt werden.

Gruppe für User, die bei Finanzstellen nur das Dummy-HHProg sehen sollen

Legen Sie für diesen Fall eine Gruppe mit exakt folgendem Namen an:

SAP-Finanzstellen nur DummyHHProg

Das Vorgehen entspricht der Einrichtung unter Gruppe für normale Finanzstellenberechtigte. Anhand des Gruppennamens erkennt das System, dass nicht wie üblich alle Haushaltsprogramme der gewählten Finanzstelle angezeigt werden sollen, sondern nur das Dummy-Haushaltsprogramm.

Wenn ein User für einige Finanzstellen alle Haushaltsprogramme sehen soll und für andere nur das Dummy-HHProgramm, müssen zwei Benutzerkennungen angelegt werden. Eine Kennung wird der Gruppe für normale Finanzstellenberechtigte zugeordnet, die andere der Gruppe SAP-Finanzstellen nur DummyHHProg.