Allgemeine Hinweise
Dieses Nutzungshandbuch beschreibt die Bedienung der SAP-Finanzberichte in SuperX. Die Berichte sind webbasiert und greifen auf die in SuperX bereitgestellten Finanzdaten zu. Welche Finanzstellen und Haushaltsprogramme Sie auswerten können, hängt von den für Ihre Kennung gepflegten Berechtigungen ab.
Bei den Berichten handelt es sich um ein reines Auswertungssystem. Sie greifen nicht direkt auf das operative Buchungssystem zu und können über die Berichte keine Auszahlungen, Buchungen oder sonstigen Änderungen im SAP-System vornehmen. Dadurch besteht auch keine Gefahr, dass durch eine Auswertung Daten im Buchungssystem verändert werden.
Die angezeigten Daten entsprechen jeweils dem Buchungsschluss des Vortages. Wenn Sie den Finanzbericht beispielsweise am 30. Juli 2015 aufrufen, sehen Sie den Stand des Buchungsabschlusses vom 29. Juli 2015. Bitte beachten Sie bei der Nutzung und beim Export der Daten die geltenden Datenschutzvorgaben.
Standardmäßig werden nur zahlungswirksame Finanzpositionen berücksichtigt. Wenn Sie als Expertin oder Experte berechtigt sind, können Sie zusätzlich Finanzpositionen mit statistischer Fortschreibung einbeziehen. Die Bedienung dieser Option ist im Kapitel Für Experten – Finanzpositionen mit statistischer Fortschreibung berücksichtigen beschrieben.
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Der Administrator kann konfigurieren, dass bestimmte Daten nicht in die Kontostände eingerechnet und auch nicht als Einzelbuchungen angezeigt werden. Dies kann zum Beispiel Buchungen zu Personalkosten oder einzelne Fonds betreffen. |
Derzeit sind folgende Fonds ausgenommen:
- HAW Karlsruhe: Fonds 80561002
- HAW Reutlingen: Fonds 80641001
- HAW Pforzheim: Fonds 80621002
Anmeldung am System
Melden Sie sich in SuperX mit Ihrer Kennung und Ihrem Passwort an.
Nach der Anmeldung erscheint links der Themenbaum. Die angezeigten Menüpunkte können je nach Ihren Berechtigungen unterschiedlich sein. Öffnen Sie den Menüpunkt Kaufmänn. Auswertungen.
Auf der rechten Seite werden die verfügbaren Finanzberichte angezeigt. Wenn Sie nach einer Auswertung wieder zu dieser Übersicht zurückkehren möchten, klicken Sie im linken Navigationsteil erneut auf Kaufmänn. Auswertungen.
SAP-Budget nach Finanzstelle
Der Bericht SAP-Budget nach Finanzstelle eignet sich, wenn Sie eine oder mehrere Finanzstellen auswerten möchten. Wenn Sie ausschließlich Rechte auf einzelne Haushaltsprogramme haben, verwenden Sie stattdessen den Bericht SAP-Budget nach HHProgramm.
Beachten Sie, dass die Gesamtsumme in diesem Bericht nur die Summe der ausgewählten Finanzstellen darstellt. Wenn Sie zusätzlich Rechte auf Haushaltsprogramme anderer Finanzstellen haben, nutzen Sie den Bericht SAP-Budget nach HHProgramm, um Ihren Gesamtkontostand zu prüfen.
Die Maske
Nach dem Aufruf des Berichts erscheint die Selektionsmaske:
Wählen Sie zunächst das gewünschte Jahr aus. Über das Feld Details zu Budgetarten können Sie festlegen, ob Budgetarten getrennt dargestellt werden sollen. Standardmäßig werden diese Details nicht angezeigt; ein Beispiel finden Sie im Kapitel Details zu Budgetarten.
Auswahl Finanzstelle
Die Auswahl einer Finanzstelle ist in diesem Bericht erforderlich. Klicken Sie dazu auf den Button Finanzstelle. Es öffnet sich ein Auswahldialog.
Wählen Sie die gewünschte Finanzstelle aus. Wenn Sie für mehrere Finanzstellen berechtigt sind, können Sie auch mehrere Einträge markieren. Der Hinweis (Auswahl) hinter einer Bezeichnung bedeutet, dass Sie nicht für die komplette Finanzstelle einschließlich aller untergeordneten Bereiche berechtigt sind, sondern nur für eine Teilmenge.
Bei Bedarf können Sie den Button Suchen verwenden. Alternativ ist auch die direkte Eingabe einer Finanzstellennummer möglich. Diese Möglichkeit wird im Kapitel Direkteingabe von Schlüsseln beschrieben.
Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Finanzstellen haben, kann die organisatorische Sicht hilfreich sein. Klicken Sie dazu im Auswahldialog auf Sichtauswahl.
Wählen Sie die Sicht organisatorische Sicht aus und bestätigen Sie mit OK. Anschließend können Sie die Finanzstellen in dieser Sicht auswählen, zum Beispiel auf Ebene einer Fakultät.
Damit ist die Auswahl der Finanzstelle abgeschlossen.
Auswahl Haushaltsprogramm
In der Maske kann zusätzlich festgelegt werden, welche Haushaltsprogramme beziehungsweise Innenaufträge berücksichtigt werden sollen.
Standardmäßig ist das Dummy-Haushaltsprogramm 9999 vorbelegt. Dadurch werden nur Kontostände angezeigt, die direkt zur ausgewählten Finanzstelle gehören. Kontostände weiterer Haushaltsprogramme werden in dieser Voreinstellung nicht einbezogen.
Klicken Sie auf den Button Haushaltsprog./Innenauftrag, um Haushaltsprogramme auszuwählen.
Wenn Sie vorher eine oder mehrere Finanzstellen ausgewählt haben, werden hier nur die Haushaltsprogramme angezeigt, die für diese Finanzstellen relevant sind. Wenn Sie andere Haushaltsprogramme sehen möchten, leeren Sie zunächst die Auswahl im Feld Finanzstelle.
Wenn Sie die Gesamt-Kontostände für die ausgewählten Finanzstellen sehen möchten, klicken Sie im Feld Haushaltsprog./Innenauftrag auf Leeren. Dadurch wird die Einschränkung auf das Dummy-Haushaltsprogramm aufgehoben. Alternativ können Sie ein oder mehrere Haushaltsprogramme gezielt auswählen. In diesem Fall zeigt der Bericht die Gesamtwerte der Finanzstelle für die gewählten Haushaltsprogramme.
Wenn Sie Details zu einzelnen Haushaltsprogrammen benötigen, verwenden Sie den Bericht SAP-Budget nach HHProgramm.
Wenn Ihre Hochschule mit Kurz-IDs für Haushaltsprogramme arbeitet, können Sie das Feld Haushaltsprog./Innenauftrag leeren und anschließend die gewünschte Kurz-ID direkt eingeben.
Optionale Einschränkung auf Fonds
Bei Bedarf können Sie die Auswertung auf bestimmte Fonds einschränken. Klicken Sie dazu auf den Button Fonds und wählen Sie die gewünschten Fonds aus. Beachten Sie, dass bestimmte Fonds ggf. generell nicht berücksichtigt werden. Hinweise dazu finden Sie im Kapitel Allgemeine Hinweise.
Netto oder Brutto?
Legen Sie anschließend fest, ob die Beträge netto oder brutto angezeigt werden sollen. Starten Sie die Auswertung danach mit Abschicken.
Auswahl zurücksetzen
Wenn Sie häufiger mit den Berichten arbeiten, werden Ihnen bereits getroffene Auswahlwerte teilweise als Vorbelegung in anderen Berichten angeboten. Diese Vorbelegung ist praktisch, wenn Sie ähnliche Auswertungen nacheinander aufrufen. Wenn Sie wieder ohne diese Vorbelegung beginnen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen.
Ergebnisdarstellung
Die Ergebnisdarstellung zeigt die Kontostände zur gewählten Finanzstelle.
Im Beispiel wurde auf der Finanzstelle ein Budget von 9.969,70 Euro eingestellt. Einnahmen und Mittelbindungen wurden nicht gebucht, die Ausgaben betragen 13.250,13 Euro. Der verfügbare Betrag ist dadurch negativ. Wenn Mittelbindungen vorhanden sind, unterscheiden sich die Spalten Verfügbar und Verfügbar ohne Mittelbindungen. Die Werte im Screenshot sind fiktive Beispieldaten.
Durchklicken zu Einzelbuchungen
Blau dargestellte Beträge in der Ergebnistabelle können angeklickt werden. Dadurch öffnen Sie die Einzelbuchungen, aus denen sich der jeweilige Betrag zusammensetzt. Wenn Sie zum Beispiel den Ausgabenbetrag anklicken, erscheint die Detailansicht in einem neuen Fenster.
Die Detailansicht zeigt unter anderem Finanzstelle, Haushaltsprogramm, Finanzposition, ggf. Zahlungspartner, Werttyp, Buchungsdatum, Betrag, Belegnummer und Buchungstext.
Bei Ausgaben werden standardmäßig Werttypen einschließlich Rechnungen und Zahlungen berücksichtigt. Wenn Sie nur Zahlungen sehen möchten, wechseln Sie über den Zurück-zur-Maske-Button zurück in die Buchungsberichtsmaske.
Die Maske wird mit den aktuellen Einstellungen geöffnet.
Klicken Sie auf Werttyp/Budgetart, wählen Sie 57-Zahlungen aus und starten Sie die Auswertung erneut mit Abschicken. Anschließend werden nur die Zahlungen zu den gewählten Parametern angezeigt.
Darstellung von Hierarchieebenen
Wenn Sie für mehrere Finanzstellen berechtigt sind, die in einer Hierarchie zusammengefasst sind, kann die Ergebnisdarstellung mehrere Gliederungsebenen enthalten.
Die erste Zeile zeigt die Gesamtwerte aller untergeordneten Finanzstellen. In den darunterliegenden Zeilen wird dargestellt, wie sich diese Werte auf einzelne Gliederungsebenen verteilen. Über die gelben Ordnersymbole können Sie Hierarchieebenen auf- und zuklappen. So lässt sich nachvollziehen, wie sich ein Gesamtwert, zum Beispiel die Summe der Ausgaben, auf die darunterliegenden Bereiche verteilt.
Für den Export nach Excel klicken Sie im Exportmenü auf XLS.
Anschließend können Sie wählen, ob alle Daten oder nur die aktuell sichtbaren Tabellenzeilen exportiert werden sollen.
Wenn der Export die gerade aufgeklappte Darstellung übernehmen soll, wählen Sie Nur die sichtbaren Tabellenzeilen. Wenn Sie alle Zeilen exportieren möchten, wählen Sie Alle Daten. Beachten Sie bei hierarchischen Tabellen, dass Summenfunktionen in Excel nur eingeschränkt sinnvoll sind, weil übergeordnete Ebenen bereits Teilsummen der untergeordneten Finanzstellen enthalten.
Gesamtsumme bei Auswahl mehrerer Finanzstellen
Wenn Sie mehrere Finanzstellen einzeln auswählen, zeigt der Bericht zunächst die Kontostände der einzelnen Finanzstellen.
Unterhalb dieser Darstellung wird zusätzlich eine Gesamtsumme für die ausgewählten Finanzstellen ausgegeben.
Diese Gesamtsumme bezieht sich ausschließlich auf die ausgewählten Finanzstellen. Wenn Sie zusätzlich Rechte auf Haushaltsprogramme anderer Finanzstellen haben, verwenden Sie für den vollständigen Überblick den Bericht SAP-Budget nach HHProgramm.
Details nach Finanzposition
In der Ergebnisdarstellung gibt es die Spalte Details Fipos. Über das Symbol in dieser Spalte können Sie die Werte einer Zeile nach Finanzpositionen aufschlüsseln.
Wenn Sie zum Beispiel für die erste Zeile Details pro Finanzposition anzeigen möchten, klicken Sie auf das gelbe Symbol in dieser Zeile. Es öffnet sich ein neues Fenster.
Die erste Zeile enthält den Gesamtwert über alle Finanzpositionen. Darunter können Sie die einzelnen Finanzpositionen über die gelben Ordnersymbole aufklappen. Blau dargestellte Eurobeträge können wiederum angeklickt werden, um die zugehörigen Einzelbuchungen anzuzeigen. Bei Ausgaben werden zusätzlich die relevanten Monate und die Gesamtsumme der Ausgaben dargestellt.
In der Standardhierarchie des Finanzpositionsberichts wird auf der Top-Finanzposition 6 Drittmittel nur der gebuchte Budgetwert angezeigt. Die Ausgaben werden auf die Einzelfinanzpositionen gebucht und auf den Top-Finanzpositionen 1 bis 4 in Summe angezeigt.
Details zu Budgetarten
Im Normalfall werden keine Details zu einzelnen Budgetarten benötigt. Deshalb steht das Auswahlfeld Details zu Budgetarten standardmäßig auf Nein.
Wenn Sie die Budgetarten getrennt sehen möchten, wählen Sie hier Ja aus und starten Sie den Bericht erneut.
In der Ergebnistabelle erscheinen dann zusätzliche Spalten nach dem Finanzstellennamen, zum Beispiel Drittmittel und Reste. Das Gesamtbudget setzt sich aus diesen Budgetarten zusammen.
SAP-Budget nach HHProgramm
Der Bericht SAP-Budget nach HHProgramm ist geeignet, wenn Sie Details zu einzelnen Haushaltsprogrammen oder Innenaufträgen sehen möchten. Wenn Sie keine Berechtigung für komplette Finanzstellen haben, ist dieser Bericht in der Regel die passende Auswertung.
Der Bericht ist außerdem nützlich, wenn Sie neben Finanzstellenrechten zusätzliche Rechte auf einzelne Haushaltsprogramme haben. In diesem Fall können Sie hier Ihren Gesamtkontostand über diese Berechtigungen hinweg auswerten.
HHProgramm – die Maske
Nach dem Aufruf des Berichts erscheint die Selektionsmaske:
Wählen Sie das gewünschte Jahr aus. Optional können Sie eine oder mehrere Finanzstellen auswählen. Wenn Sie keine Berechtigung für vollständige Finanzstellen haben, lassen Sie dieses Feld leer. Die Bedienung entspricht der Beschreibung im Kapitel Auswahl Finanzstelle.
Optional können Sie ein Haushaltsprogramm auswählen oder eine Kurz-ID direkt eingeben. Die Bedienung ist im Kapitel Auswahl Haushaltsprogramm beschrieben. Zusätzlich können Sie bei Bedarf auf einen oder mehrere Fonds einschränken und über das entsprechende Auswahlfeld festlegen, ob Brutto- oder Nettobeträge angezeigt werden sollen.
Starten Sie den Bericht anschließend mit Abschicken. Bereits vorbelegte Auswahlwerte können Sie bei Bedarf über Zurücksetzen entfernen.
HHProgramm – die Ergebnistabelle
Die Ergebnisdarstellung kann folgendermaßen aussehen:
Pro Haushaltsprogramm werden Budget, Einnahmen, Mittelbindung, Ausgaben sowie der verfügbare Betrag mit und ohne Mittelbindung dargestellt. Wie im Kapitel Durchklicken zu Einzelbuchungen beschrieben, können blau dargestellte Beträge angeklickt werden, um die zugrunde liegenden Einzelbuchungen zu öffnen.
Über die letzte Spalte können Sie außerdem Details zu Finanzpositionen abrufen. Diese Funktion entspricht der Beschreibung im Kapitel Details nach Finanzposition.
SAP-Finanzpositionsbericht
Der SAP-Finanzpositionsbericht kann direkt aus den Berichten SAP-Budget nach Finanzstelle und SAP-Budget nach HHProgramm heraus aufgerufen werden. Sie können ihn außerdem manuell über den Themenbaum starten.
Finanzpositionen – die Maske
Die Maske sieht folgendermaßen aus:
Wählen Sie zunächst das gewünschte Jahr aus. Optional können Sie auf eine oder mehrere Finanzstellen einschränken. Wenn Sie keine Berechtigung für komplette Finanzstellen haben, lassen Sie dieses Feld leer. Die Auswahl der Finanzstellen ist im Kapitel Auswahl Finanzstelle beschrieben.
Optional können Sie ein Haushaltsprogramm auswählen oder eine Kurz-ID eingeben. Zusätzlich können Sie auf Fonds und auf bestimmte Finanzpositionen einschränken. Klicken Sie dazu auf den jeweiligen Button und wählen Sie die gewünschten Einträge aus.
Legen Sie abschließend fest, ob Brutto- oder Nettobeträge angezeigt werden sollen, und starten Sie den Bericht mit Abschicken. Bereits vorhandene Vorbelegungen können Sie über Zurücksetzen entfernen.
Finanzpositionen – die Ergebnisdarstellung
Die Ergebnisdarstellung zeigt die gewählten Werte nach Finanzpositionen.
In der ersten Zeile steht der Gesamtwert über alle Finanzpositionen. Über die gelben Ordnersymbole können Sie einzelne Finanzpositionen aufklappen. Blau dargestellte Eurobeträge können angeklickt werden, um die zugehörigen Einzelbuchungen anzuzeigen. Bei Ausgaben werden die relevanten Monate sowie die Gesamtsumme der Ausgaben dargestellt. Hinweise zum Export hierarchischer Tabellen finden Sie im Kapitel Darstellung von Hierarchieebenen.
In der Standardhierarchie des Finanzpositionsberichts wird auf der Top-Finanzposition 6 Drittmittel nur der gebuchte Budgetwert angezeigt. Die Ausgaben werden auf die Einzelfinanzpositionen gebucht und auf den Top-Finanzpositionen 1 bis 4 in Summe angezeigt.
SAP-Buchungsbericht
Der SAP-Buchungsbericht zeigt einzelne Buchungen zu den gewählten Selektionsparametern. Er kann durch Anklicken blau dargestellter Beträge aus anderen Berichten heraus geöffnet oder manuell im Themenbaum ausgewählt werden.
Buchungsbericht – die Maske
Die Maske sieht folgendermaßen aus:
Wählen Sie zunächst das Jahr aus. Optional können Sie zusätzlich eine Periode einschränken. Danach wählen Sie die Buchungsart.
Je nach gewählter Buchungsart können Sie im Feld Werttyp/Budgetart weiter auf bestimmte Werttypen oder Budgetarten einschränken. Die Auswahl von Finanzstellen und Haushaltsprogrammen entspricht der Bedienung in den vorherigen Berichten. Weitere Einschränkungen sind über Fonds oder Zahlungspartner möglich.
Wenn Sie auf Zahlungspartner klicken, erscheint ein eigener Auswahldialog.
Zahlungspartner wie Debitoren oder Kreditoren sind hier nicht nach Schlüssel sortiert, sondern nach Anfangsbuchstaben gruppiert. Wenn Sie zum Beispiel AA Pharma AG suchen, öffnen Sie den Eintrag Ax. Alternativ verwenden Sie den Button Suchen, geben einen Suchtext wie AA Ph ein und bestätigen mit OK.
In den weiteren Feldern können Sie das Buchungsdatum von/bis sowie den Betrag von/bis einschränken. Abschließend stehen verschiedene Sortiermöglichkeiten für die Ergebnisdarstellung zur Verfügung.
Buchungsbericht – die Ergebnisdarstellung
Die Ergebnisdarstellung öffnet sich in einem neuen Fenster.
Angezeigt werden Finanzstelle, Haushaltsprogramm, Finanzposition, ggf. Zahlungspartner, Werttyp, Buchungsdatum, Betrag, Belegnummer und Buchungstext.
Für Experten – Finanzpositionen mit statistischer Fortschreibung berücksichtigen
Wenn diese Funktion für Sie freigeschaltet wurde, können Sie entscheiden, ob nur zahlungswirksame Finanzpositionen berücksichtigt werden sollen oder zusätzlich Finanzpositionen mit statistischer Fortschreibung. Standardmäßig werden nur zahlungswirksame Finanzpositionen ausgewertet.
In den Berichten SAP-Buchungsbericht, SAP-Budget nach Finanzstelle und SAP-Budget nach HHProgramm steht dafür das Auswahlfeld Finanzpositionswahl zur Verfügung.
Wählen Sie dort den Eintrag alle (inkl. Stat. Fortschreibung). Beim Durchklicken zum Finanzpositionsbericht und zu den Einzelbuchungen wird diese Auswahl automatisch berücksichtigt.
Wenn Sie den SAP-Finanzpositionsbericht direkt aufrufen und alle Finanzpositionen anzeigen möchten, gehen Sie über die Auswahl der Finanzposition.
Klicken Sie auf Sichtauswahl.
Wählen Sie die Sicht inkl. Stat. Fortschreibung und bestätigen Sie mit OK.
Diese Sicht wird anschließend auch für die Ergebnisdarstellung verwendet.
Weitere Optionen
Direkteingabe von Schlüsseln
Bei Maskenfeldern mit Dialogboxen oder Klappmenüs können Schlüssel auch direkt eingegeben werden. Das ist besonders praktisch, wenn Ihnen die Nummer einer Finanzstelle oder eines Haushaltsprogramms bereits bekannt ist.
Aktivieren Sie dazu in der Maske das Punktsymbol.
Danach erscheinen gelbe Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Schlüssel direkt eintragen können.
Wenn eine Mehrfachauswahl möglich ist, können Sie mehrere Werte kommasepariert eintragen. Zusätzlich können Sie mit dem Sternchen als Platzhalter arbeiten. Die Eingabe 80562* selektiert zum Beispiel alle Haushaltsprogramme, die mit 80562 beginnen.
Arbeiten mit der Sternchenfunktion
Die Sternchenfunktion kann bei der Direkteingabe von Schlüsseln verwendet werden. Details finden Sie im Kapitel Direkteingabe von Schlüsseln.
Exportfunktion
Im Exportmenü oberhalb der Maske können Sie verschiedene Ausgabeformate wählen, zum Beispiel Druckversion, XML, PDF, XLS oder CSV. In der Praxis werden vor allem Druckversion, Excel und PDF genutzt.
Wenn eine Ergebnistabelle mehrere Hierarchieebenen enthält, können Sie beim Excel-Export auswählen, ob alle Daten oder nur die aktuell sichtbaren Tabellenzeilen exportiert werden sollen. Hinweise dazu finden Sie im Kapitel Darstellung von Hierarchieebenen.
Lesezeichen
SuperX bietet eine spezielle Lesezeichenfunktion. Sie ist hilfreich, wenn Sie regelmäßig denselben Bericht mit denselben Einstellungen aufrufen möchten, zum Beispiel für bestimmte Haushaltsprogramme oder Finanzstellen.
Statt den Bericht jedes Mal über den Themenbaum zu öffnen und alle Parameter erneut einzustellen, können Sie die gewünschte Auswertung einmal vorbereiten und als Browser-Lesezeichen speichern.
Wählen Sie dazu den gewünschten Bericht aus und stellen Sie die Parameter wie benötigt ein.
Starten Sie die Auswertung mit Abschicken. Die Ergebnistabelle wird angezeigt.
Klicken Sie anschließend oben auf das Lesezeichensymbol mit der Büroklammer.
Es erscheint ein Dialog mit einem Link. Klicken Sie diesen Link mit der rechten Maustaste an. Im Firefox sieht der Dialog beispielsweise folgendermaßen aus:
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf Speichern. Danach steht das Lesezeichen im Lesezeichenmenü des Browsers zur Verfügung.
In Microsoft Edge beziehungsweise Internet Explorer sieht der Dialog etwas anders aus:
Wählen Sie hier den Eintrag Zu Favoriten hinzufügen. Anschließend erscheint ein weiterer Dialog.
Geben Sie auch hier einen aussagekräftigen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Danach steht das Lesezeichen unter den Favoriten zur Verfügung.
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Ein SuperX-Lesezeichen speichert die eingestellten Parameter, nicht den damaligen Datenstand. Wenn Sie ein Lesezeichen am 1. Juli erstellen und am 20. Juli erneut öffnen, erhalten Sie den aktuellen Datenstand zum Buchungsschluss des Vortages. |
Der Stand der Daten wird am Ende der Legende angezeigt.
Wenn Sie einen Kontostand zu einem bestimmten Stichtag dauerhaft sichern möchten, verwenden Sie die Druckversion oder den Export nach Excel beziehungsweise PDF. Beachten Sie dabei die geltenden Datenschutzvorgaben.
Weitere Funktionen
Für fortgeschrittene Anwenderinnen und Anwender stehen weitere Funktionen zur Verfügung, zum Beispiel das Ausblenden oder Umsortieren von Ergebnisspalten sowie die Änderung der Sortierreihenfolge.
Weitere Informationen finden Sie im allgemeinen SuperX-Benutzerhandbuch, insbesondere in Kapitel 3.
